Hur lång tid får det ta? – att hantera en offertförfrågan

/in /by

2014-05-12

Ordervärdet för varje beställning minskar i den grafiska branschen. För tryckerier som ligger kvar på samma omsättning eller med tillväxt innebär detta att antal order som ska hanteras ökar.

En mycket intressant att fråga att ställa sig då är hur lång tid som är ok att lägga på varje order.

Ett verkligt exempel:
En beställning värd 2700:- kommer in och kunden skickar tryckfärdig pdf.
Innebar följande arbete, (produktion ej inräknad):
20 minuter telefontid och offertarbete innan beställning
3 minuter för att lägga in ordern i ordersystemet
12 minuter för att få tag i kunden och be om pdf’en
5 minuter för att svara på kundens frågor kring ordern när den är i produktion
7 minuter för att ringa och berätta att leverans är klar och stämma av leveransadress.
Totalt: 47 minuter

I Infotrends White Paper” Top 10 Reasons to Invest in Workflow Automation” från oktober 2013 finns intressant läsning. På frågan om vilka områden som är de största flaskhalsarna, ligger kalkyl och offertberäkning (Jobestimating) på en 2:a plats med 49%, strax efter provtryck och godkännande (Proofing and Approval), på 50%.

Varje minut som tryckeriet lägger ner på en order innebär alltså både en kostnad i rent manuellt arbete och även att stoppa upp produktionen och därmed effektiviteten.

Självklart går det att hävda att den tid som man pratar med kunden kan ses som säljarbete och relationsbyggande. Men om du frågar kunden är det inte säkert att den uppfattningen delas, då samtalet handlar om ren produktion av redan beställt arbete. Tiden med kunden borde istället handla om kundens verksamhet och behov framöver.

Automatisering för att minska kostnaderna leder till mer kvalitativ tid till kunderna. Både kostnadsbesparingar och intäktsökningar på samma gång – kan man önska sig mer som tryckeriägare?

Trycksakspriser, varför så svårt?

/in /by

2014-04-01

Att beräkna trycksakspriser är ett hantverk, som kräver lång tryckerierfarenhet och analytiskt sinne. Denna kunskap och förmåga besitter bara en eller ett fåtal personer vid tryckerier, beroende på storlek.

Eller, det brukade åtminstone vara så. Tiden innan arifiQ. Varför är det då i grunden så svårt och tidskrävande att ta fram ett trycksakspris?

Svårigheten ligger i att välja en optimal kombination av tryckpress, papper och utskjut. Utskjut kan enklast förklaras med hur jobbet ska läggas upp på arket. Ett exempel. Ett tryckeri har 3 tryckpressar, kan välja på 4 utskjutsalternativ i varje press, det finns 7 olika pappersformat och 10 olika papperskvaliteter som uppfyller kundens önskemål. Det innebär 3x4x7x10=840 olika sätt att producera trycksaken. För vart och ett av dem ska tidsåtgång och kostnad samt materialåtgång och kostnad beräknas, vilket minst sagt är krångligt, även om det normalt fanns kalkylsystem som hjälper till med detta. Men för att välja optimalt produktionssätt krävdes klurig handpåläggning.

Det här är förklaringen till att tryckeriets kunder och dess egna säljare, innan arifiQ, aldrig kunde veta vad en trycksak kostar. Affärstillfällen gick förlorade då affärsprocessen förhindrades och försenades. På grund av sin ineffektivitet tappade tryckerierna en del av sin lönsamhet, vilket förstås var synd i en redan prispressad bransch.

Hur mycket tid lägger ditt tryckeri idag 2014, ned på att beräkna offerter? Skapar den administrationstiden värde för kunden?

En kvadriljon olika trycksaker

/in /by

2014-03-11

Tryckerier är verkligen en diversehandel. Det brukar finnas minst en kvadriljon (10 upphöjt till 24) artiklar att välja på. Hur kan det vara möjligt?

Jo, det finns några olika parametrar som var för sig har några olika alternativ. När dessa alternativ kombineras uppstår många kombinationer. Matematiken för att räkna ut antal kombinationer är enkel, man multiplicerar antal alternativ med varandra.

Ett exempel. Säg att det finns två format (A4 och A5) och fyra sorters papper (obestruket, matt, silk och gloss). Då finns det 2×4=8 kombinationer. A4 obestruket, A4 matt, A4 silk och A4 gloss samt A5 obestruket, A5 matt, A5 silk och A5 gloss.

Nu är det egentliga antalet alternativ betydligt större. Pappersformatet kan i verkligheten variera fritt upp till ca 1000 mm i båda riktningar. Vi har alltså en miljon alternativ bara på formatet. Lägg till ca 1000 olika sidantal är vi uppe i en miljard alternativ. Det finns cirka 1500 olika papperskvaliteter att välja på. Olika antal tryckfärger. En mängd alternativ på efterbearbetningssidan. Upplagan kan variera från 1 ex – flera hundra tusen. Sedan omslag på det. I själva verket överskrider totala antalet möjliga trycksaker en kvadriljon med råge.

Nu är i och för sig vissa alternativ vanligare än andra. Det går att räkna ut priset på några typiska trycksaker i förväg, vilket ligger till grund för de web-shoppar som finns idag. Med marknadens ledande web-to-print leverantör med sina 1500 alternativ kommer man ändå, som ni förstår, inte särskilt långt.  Därför behövs ett kraftfullt och flexibelt kalkylsystem, som behöver vara snabbt, enkelt och tillgängligt, för att tryckeriet inte skall drukna i prisberäkningsarbete.

 

Enkelhet säljer!

/in /by

2014-03-03

Den utveckling som grafisk bransch genomgått i produktionen framförallt de senaste 40 åren är imponerande. Det har lett till en extrem effektivitet där varje minut räknas utan att göra avkall på kvaliteten.

Men vad hände med offert- beställningsprocessen – hur har vi effektiviserat möjligheten för våra kunder att köpa våra tjänster och produkter?

Inte alls – den hanteras på samma sätt som alltid. Det längsta vi kommit är att låta kunden kan fylla i sina uppgifter på ett webb-formulär och skicka in. Det börjar bli dags att bryta den traditionen kring offerthanteringen, eller hur?

Men hur ska detta gå till, priset på en trycksak är en komplex prisberäkning där man måste ta stor hänsyn till hur jobbet ska produceras. Ja det är en parameter, stor respekt för den komplexitet denna bransch hanterar. Den andra parametern är hur kunderna vill att det ska fungera. Och hur får vi enklast veta det?

1. Titta på andra branscher.
2. Gå till dig själv, hur och när söker du information innan ett köp?

På en gång går det att se att de flesta andra branscher har ett tydlig fokus på tillgänglighet för kunden – det ska vara enkelt att beställa. All administrationstid som går automatiseras, fokus är på att skapa verkligt värde för kunden och att finnas tillgänglig dygnet runt.

Så vill vi väl att det även ska fungera i grafisk bransch?

Men så har vi det här med en komplex bransch, men vi är inte ensamma om det heller. Titta på en del av de otaliga exempel på komplicerade företeelser som gjorts enkla för användaren, t ex Amazon, som gör molntjänster enkla, Apple som gör smartphones enkla, Word Press som gör hemsidesproduktion enkelt osv osv. Det geniala är oftast det som upplevs som enkelt – det komplexa som förenklats för användaren utan att förminska eller ta bort möjligheter.

Prisberäknandet och offerthanteringen MÅSTE inte ”by default” vara superkomplicerat. Tvärtom bör vi för branschens fortlevnad och välbefinnande erkänna att enkelhet säljer. Här finns konkurrensfördelar att hämta, för de tryckerier med ambition och framåtanda. Låt oss göra trycksaksbeställningen enklare, roligare och mer kreativt för trycksaksköparen. Omställningen kräver förvisso ett nytt ”mindset” hos tryckeriet. Men det ska väl branschen klara?!
 (Detta inlägg är utformat med inspiration från Jennifer Matt,www.whattheythink.com)

 

MINA kunder vill inte ta fram trycksakspriser…

/in /by

2014-02-17

Hur vet tryckeribranschen trycksaksköparnas behov? Frågar man hur de vill göra affärer med tryckeriet? Lyssnar man på aktuella trendspaningar?

Branschen har så länge jag kan minnas (början på 70-talet) haft en exakt likadan offertprocess. Människa (kunden) kontaktar en människa (tryckeriet) och frågar hur mycket en viss trycksak kostar. Ibland via telefon, ibland via ett webbformulär eller mail. Principen är densamma. Människan som svarar måste vara väldigt erfaren, för att kunna klura ut allt ifrån utskjut till pappersval.

Så det är kanske inte så konstigt att vi ibland får höra, när vi är ute och besöker tryckerier:
”- VÅRA kunder vill inte räkna sina priser. De tycker det fungerar jättebra som det är” (i.e. … att vänta tills det blir arbetsdag, eller kanske flera dagar på ett pris).

”- VÅRA trycksaker är så komplicerade att räkna ut priset på, så det klarar verkligen inte kunderna av.”

Men tänk OM kunderna faktiskt vill räkna ut vad en trycksak kostar, när som helst på dygnet och var som helst på jorden? Och tänk OM det inte längre behöver vara så komplicerat att räkna ut avancerade trycksakspriset?

Och hur många resebyråer trodde att kunderna själva ville och skulle klara av att boka hotell och resa?

Printisbig.com förutspår att vid år 2017 kommer 50% av alla trycksaker beställas online 24/7.  Vi är övertygade att tryckeribranschen står inför ett paradigmskifte vad gäller hur vi ser på våra kunder och hur vi gör affärer. Snöbollen är satt i rullning, fler börjar göra avancerade trycksaksaffärer via webben. Hoppas du och ditt tryckeri hänger med!

På jakt efter det perfekta systemet

/in /by

2014-02-13

Många i tryckeribranschen verkar just nu vara ute och spana efter ett kalkyl- affärs- och/eller MIS-system. Några tar det som råkar ramlar över just för tillfället och somliga ägnar månader, eller till och med år för att hitta och sy ihop den perfekta lösningen.

Att välja fel system kan kosta avsevärt mycket tid och pengar. Så här kommer några enkla tips på vägen:

  1. Börja med en enkel omvärldsanalys (Branschkoll kan vägleda dig), var är branschen på väg och vad förväntar sig kunderna? Du vill förstås inte installera ett system som redan är ”out of date”, utan som förbereder dig för framtidens behov.
  2. Vilken kompetens har din leverantör? Djup expertis krävs inom både grafisk bransch och systemutveckling. Leverantörens utvecklingsavdelning bör utgöras av fler än några personer och samtidigt vara lättillgänglig, för att garantera driftssäkerhet.
  3. Se till att systemet är flexibelt och kan anpassas efter din verksamhet och dina behov, du behöver inte acceptera standardlösningar. Du bestämmer över systemet, inte tvärtom.
  4. Bra om systemet kan ”prata med” dina andra it-system.
  5. Användarvänlighet, användarvänlighet, användarvänlighet. Alla på tryckeriet skall enkelt kunna ta fram en exakt offert.
  6. Skapar systemet värde för kunden?
  7. Tänk nytt, utanför boxen. Ett kalkylsystem behöver inte bara vara ett kalkylsystem och tänk om…  kunden själv kunde räkna fram sina offerter? Med arifiQ är det faktiskt möjligt.