Den här artikeln sponsras av arifiQ Development, som en del av WhatTheyThinks serie ”Print Software Product Spotlight”. Som förberedelse för artikeln har redaktörerna gjort grundlig research av både företaget och produkten. Denna Product Spotlight-artikel beskriver vad redaktörerna anser vara företagets och produktens styrkor på marknaden. arifiQ Development har faktagranskat artikeln men har inte haft någon påverkan över innehållet.

Originaltitel: Print Estimating & Quoting System Product Spotlight: arifiQ

Publiceringsdatum: Onsdag, 15 april, 2015
Upphovsman: Jennifer Matt

Kort summering: Efterfrågan på självbetjäning ökar bland kunder, öppen och tydlig prissättning är en del av vår digitala värld, och snabbhet är av stor vikt i alla delar av vår bransch. arifiQ har fokuserat på en grundläggande funktion i tryckeribranschen – offertgivningen – vilket möjliggör för tryckerier att anpassa sig till den nya verkligheten i vårt alltmer digitaliserade och snabba affärsklimat.

När människor utanför tryckeribranschen frågar vad som gör vår bransch unik, börjar vi ofta med att berätta om ”kundanpassad produktion”, eftersom alla jobb vi utför är unika. Processen med unika beställningar har under årens lopp utformat både vår produktion och hur vi interagerar med våra kunder. Vissa av dessa processer fungerar bra, som till exempel att kunden får välja den upplaga som passar bäst för den aktuella trycksakens användningsområde. Processer på andra områden, som till exempel kundkontakter, har sett likadana ut under alltför lång tid utan att vi tagit hänsyn till kundernas ökande behov av självbetjäning, öppen och tydlig prissättning samt kortare ledtid. För många tryckerier är offerten den centrala delen i kontakten med kunderna. Arbetsflödet hos många tryckerier med Print MIS-lösningar drivs uteslutande av offertfunktionen.

Ett full-­servicesystem för offerter med kompetent och engagerad personal fungerade bra i offset-­världen, där ledtiden för en produkt räknades i veckor och där ordermängderna var hanterbara. Vi lever inte i den världen längre. Vi lever i en digital värld, där ledtider räknas i dagar eller timmar, med ökande antal ordrar till lägre genomsnittligt värde. Livslängden för en trycksak blir allt kortare i takt med att digitaliseringen ställer ökande krav på ständigt uppdaterad information. Tänk på papperstidningen med sin strikta deadline, där upplagan måste gå i tryck medan nyheterna fortfarande pågår – jämfört med världen online, som varken har deadline eller pausknapp, alltid är online och alltid är uppdaterad.

Många tryckerier fortsätter arbeta som om vi levde i en värld som helt enkelt inte längre existerar. Alltför ofta har endast en eller två personer hela ansvaret för offertfunktionen på ett tryckeri – en svag punkt och en flaskhals. Vi har valt att prioritera vårt kontrollbehov över offertgivningen framför kundernas behov av snabbare ledtider, ökad självbetjäning samt öppen och tydlig prissättning. Vi vill ge kunden en skräddarsydd offert utförd av en kvalificerad medarbetare oavsett storlek och omfattning på ordern. Att hålla fast vid en process som inte längre passar in i dagens affärsklimat är kostsamt både för tryckeriet (arbetskraft) och kunden (dålig service). I oktober 2014 skrev jag en artikel med rubriken ”Every Print Job Doesn’t Deserve an Estimate”, för att förklara varför det här arbetsmönstret måste brytas. Vi måste göra det enklare för våra kunder att köpa trycksaker och samtidigt minska våra arbetskostnader (framför allt försäljnings-­‐ och administrationskostnader).

arifiQ är ett verktyg som kan hjälpa dig utveckla offertfunktionen internt. Hela idén med verktyget är att skapa offerter med ”demokratisk prissättning”, genom att göra processen enkel, snabb och exakt. För många av arifiQs pilotanvändare har detta lett till att offerter kan ges på stående fot – under ett telefonsamtal eller ute i verksamheten – vilket gör att jobbet kan säkras direkt istället för att kunden ska behöva vänta på en offert. Den största fördelen med att utveckla offertfunktionen på detta sätt är snabbheten. Många tänker på offertgivning som en golfrunda – spelaren med den lägsta poängen vinner – men i själva verket är det ett sprintlopp; 35 % av jobben går till den som levererat den första offerten, eftersom kunden inte har tid att vänta på de andra (tid är pengar). Medan du investerar dyr arbetskraft för att skapa den perfekta offerten, har andra företag med ett verktyg som arifiQ redan lämnat sin offert och därmed ökat sina chanser för att vinna upphandlingen. Många inköpsavdelningar kräver offerter från minst tre leverantörer, men det betyder inte att de måste ta hänsyn till mer än en. Våra kunders behov och önskemål har ändrats, vårt företagsklimat har ändrats, vår inställning till i stort sett allt (inklusive offertgivning) måste anpassas till denna nya verklighet.

Om fler personer på ditt företag kan ge offerter, borde offertgivningen både bli snabbare och mer flexibel. Det här är förstås bara första steget; kundens starka önskan om självbetjäning gör att de själva borde ha tillgång till ett enkelt offertverktyg. Jag kan känna reaktionen mot den meningen medan jag skriver den – är du galen, tillåta mina kunder att själva beräkna priset? Ja. Om nu offertgivning för enkla jobb är ett sprintlopp, så borde väl det absolut bästa sättet att försäkra sig om att vinna vara att sätta prisuträkningen i händerna på kunden själv? arifiQ gör detta på två sätt: dels genom att integrera offertfunktionen i en plug-­‐in för InDesign och dels genom att erbjuda en API som kan integreras i din existerade kundportal för web-­to-­print eller din Print MIS-­lösning.

arifiQ har skapat en plug-­‐in för InDesign som gör offertgivningen till en del av designprocessen. En nyckel för att hålla trycksaken aktuell bland alla digitala alternativ, är att integrera offerten i den existerande affärsprocessen. Designbehovet kommer inte att försvinna; i själva verket har den digitala världen gjort design mer relevant än någonsin. Designers skapar innehåll för flera kanaler samtidigt och arifiQs plug-­‐in integrerar tryckmöjligheten där designarbetet utförs och gör det enklare att köpa trycksaker. Många tryckerier kommer att känna sig olustiga inför känslan av att förlora kontrollen, den naturliga instinkten är att vilja ha en dialog med kunden för att sälja in produkter och service. Motståndet mot att överlämna makten till kunden hindrar oss från att göra det enklare att köpa trycksaker. Kunden vill inte prata med dig inför varje beställning. Om du inte tror mig; läs den fascinerande Harvard Business Review-­artikeln Why Your Customers Don’t Want to Talk to You, skriven av Matt Dixon och Lara Ponomareff.

arifiQs lösning kan integreras i ett befintligt web-­to-­print-­system, vilket drastiskt ökar användningen av de flesta web-­to-­print-­lösningar som i första hand används för katalogprodukter (inte ad hoc-­ produkter). De flesta tryckjobb görs en gång, innehåller kundens egen grafik och en specialanpassad offert. De flesta web-­to-­print-­system som finns idag kan hantera återkommande och fasta format, och tryck för personligt bruk – men inte den vanligaste typen av tryckjobb. arifiQ möjliggör beställningar av ad hoc-­arbeten (kundanpassade inställningar, filuppladdningar samt komplett offertgivning) via självbetjäning. arifiQ kan köras som en fristående applikation för offerter och kan kombineras med arifiQs egna MIS-­moduler.

Våra kunder har ändrat sina preferenser på grund av den digitala världens överväldigande påverkan. Vår vilja att omforma och anpassa processer som varit statiska i decennier kommer att avgöra hur vi klarar att hålla oss relevanta i detta nya företagsklimat. Vi vill alla ha lojala kunder; förr mättes lojalitet i produktkvalitet och personlig kundservice, idag utgörs mer än 50 % av kundernas lojalitet av HUR PRODUKTEN SÄLJS istället för vad som säljs (köpupplevelsen har betydelse) – gör det lättare att köpa trycksaker.

För mer information om WhatTheyThink.coms Print Software Product Spotlight, kontakta Jennifer Matt, chefredaktör för Print Software på jen@whattheythink.com

Svensk översättning: Åsa Torell
Originaltext >

Vi träffar många tryckerier i Sveriges alla hörn och vi har på senare tid slagits av att förändringshastigheten, just nu är högst påtaglig. Nya bolagsstrukturer, affärslogiker, tjänster osv.

Det är en omvälvande tid, där vinnarna blir de som kan effektivisera sin produktion och välja rätt nisch alternativ välja att vara bred. Men framförallt tror vi att vinnarna blir de som kan förutspå hur kunden vill göra affärer och vad kunden vill köpa från sitt tryckeri. Det är dock inte så lätt att ta reda på kundens behov, för en trycksaksköpare kan förstås inte efterfråga något som ännu inte finns. Du som tryckeri måste därför ligga steget före och testa nya idéer och sätt att skapa och bibehålla en relation med nya och gamla kunder. Trial and error, helt enkelt.

Web-shopar för trycksaker har provats och har absolut en plats och fungerar bra för bl a privatpersoner, föreningar och små företag. Men för de trycksaksköpare som vill vara kreativa eller beställer stora volymer, vilket gäller de flesta byråer och större företag/ myndigheter, så blir web-shoparna för begränsande.

Vi tror på trycksaksportaler som inte bygger på fasta format, och vill dra vårt strå till stacken för att få lönsamma tryckerier. Vi har därför skapat arifiQ som har en egen beräkningsmotor (algoritm). Tryckerierna kan då via sin egen webbsida erbjuda sina kunder hela sin produktionskapacitet – trycksakspris på en minut. Vi tycker också det kan vara en god idé att gå ihop med några ”tryckerikompisar” och skapa en gemensam, portal. Testa oss!

Nu pustar vi ut lite efter en lyckad Sign & Print-mässa. Många tryckerier och skyltproducenter har besökt oss, men även förvånansvärt många formgivare/trycksaksköpare. Det är så roligt att prata med beställaren om deras vardag och behov. Det var ju faktiskt dem vi utgick ifrån, när vi skapade arifiQ. 

Att offertprocessen idag är krånglig och tidskrävande för en trycksaksköpare är mycket tydligt. Man överväger ofta att strunta i att beställa trycksaker överhuvudtaget, bara för att det är så tungt. Som trycksaksköpare känner man sig till besvär när man ställer för många frågor till tryckeriet och riskerar därmed att få en trycksak man inte riktigt är nöjd med.

Vi har hört exempel på att man som reklambyrå/formgivare brukar begära in en offert på 10-15 olika offertalternativ inför ett stundande kundmöte, bara för att ha olika alternativ till hands. Tryckeriet å sin sida som ska producera alla dessa prisalternativ får lägga ner massor med tid (pengar) på något som kanske inte ens blir en order. De flesta tryckerier har flera kvadriljoner offertalternativ. Det var förmodligen någon av dessa som hade passat trycksaksköparen bättre, än de få alternativ denne får sig till handa av tryckeriet.

Från tryckerier får vi ibland höra att ”våra kunder vill inte göra affärer online, de vill prata med oss”. Det är inte vad vi har fått höra. Trycksaksköparna vill ha så lite direktkontakt med tryckeriet som möjligt, man vill kunna ta fram pris och göra sin beställning när som helst på dygnet, så enkelt och snabbt som möjligt. Sedan bör ju tryckeriet förstås finnas tillgänglig på telefon, som grafiskt expertstöd.

Äntligen! Oj vad vi har längtat efter en sådan lösning, är de reaktioner vi får när vi visar upp vår InDesign-plugin för trycksakspriser och pris- och beställningsverktyget PrintService. Här finns onekligen ett uppdämt behov att fylla och de tryckerier som kan möta kundens efterfrågan har såklart stora konkurrensfördelar. Snart kommer en sådan här beställningsprocess vara en lika viktig hygienfaktor som bra kvalitet på trycksaken. Du hänger väl med?